Styczeń przeleciał dość szybko, niejako rozpędem, pozwalając w większości zakończyć ubiegłoroczne instalacje. Już nie ma tej grudniowej nerwówki, że u kogoś nie zdążymy uruchomić ogrzewania przed świętami. W branży instalacyjnej mamy więc trochę czasu na zaplanowanie wszystkich robót, jakie czekają nas w 2014 roku. Już widzę ten drwiący uśmiech na twarzach instalatorskiej braci. A to się w ogóle da w jakikolwiek sposób zaplanować?

Przeciętna firma instalacyjna, działająca na rynku klientów indywidualnych, realizuje rocznie od kilkunastu do kilkudziesięciu instalacji. A instalacje te wykonuje od jednej do kilku ekip montażowo- instalacyjnych.

Jak się to rozkłada w czasie? Na pewno nie tak, jak byśmy chcieli, ale sezonowość robót w budownictwie była, jest i będzie. Kiedy mamy środek zimy, to mało kto myśli o instalacjach. Za oknem mróz, kto miał założyć system ogrzewania lub klimatyzacji, ten już założył, a kto nie zdążył lub zrezygnował, ten odkłada decyzję o instalacji na potem.

Następnie przychodzi wiosna, śnieg się topi i można wbić pierwszą łopatę, ruszyć z budową, z tynkami czy wstawianiem okien. Budowlanka się budzi, ale na instalacje jest jeszcze czas.

Wiosna w końcu wybucha nagle, słoneczko zaczyna grzać i zbliża się lato. Inwestorzy podejmują decyzje o instalacji klimatyzacji, którą sobie obiecali już w ubiegłym roku, a i w poprzednich latach także. Rusza więc sezon klimatyzacyjny i dla firm, które w swojej ofercie mają właśnie klimatyzację, zaczynają się żniwa. Ale prawda jest taka, że potrzeba dwóch pełnych tygodni upałów, by rozdzwonił się telefon. Jeśli klient nie dojrzał do instalacji klimatyzacji do połowy lipca, to odłoży ją na następny rok. Czy da się tutaj coś zaplanować?

O ogrzewaniu nikt jeszcze nie myśli, chociaż czasem jakaś instalacja się trafi. Dla branży grzewczej, instalatorów pomp ciepła, lato mija powoli i leniwie. Szybko mija tylko urlop.

Przychodzi 1 września, pierwszy dzwonek i zaczyna się „młyn”, który trwa od połowy września do świąt, a pewnym rozpędem, do drugiej połowy stycznia. Przez te trzy, może cztery miesiące, przeciętna firma instalacyjna realizuje połowę swoich instalacji, jak nie więcej.

Taki jest rynek, więc trzeba się dostosować i cieszyć się, że jest klient i jest robota. Wydawać by się mogło, że wystarczy zakasać rękawy, trochę podkręcić tempo, wydłużyć w zegarku godziny pracy i będzie OK. Ze wszystkim się zdąży. Niestety tak nie jest. Instalator, niczym ta żaba z kawału, nie może być mądry i piękny. Nie rozdwoi się. Jest tylko trybikiem w całej maszynie, jaką stanowi budowa domu, a mówiąc językiem managerów zarządzających projektami – jest po prostu zadaniem.

Na początku XX wieku, amerykański inżynier Henry Gantt, pracujący w jednym z największych zakładów w USA produkujących stal, stworzył podwaliny nowoczesnego systemu zarządzania projektami. Opracował schemat graficzny projektu, nazwany później od jego imienia diagramem (czy też wykresem) Gantt’a.

Schemat ten stanowią wszystkie zadania do wykonania w danym projekcie, naniesione na kalendarz, z uwzględnieniem ich kolejności oraz czasu jaki potrzebny jest na ich wykonanie. Jest on stosowany do dzisiaj. Jak to się ma do branży instalacyjnej?

Na rysunku 1 pokazany jest diagram Gantt’a, jaki opracowano dla inwestycji, w której braliśmy udział w ub. roku. Poszczególne zadania naniesione są na kalendarz w formie poziomych beleczek. Część zadań można wykonać niezależnie od pozostałych, czyli równolegle, ale większość jest ściśle powiązana z poprzednimi i nie możemy wybrać sobie dowolnie momentu ich rozpoczęcia. Ponadto ukończenie części zadań warunkuje rozpoczęcie kolejnych, a zawalenie jednego z nich ma wpływ na powodzenie całego projektu. Zadania takie na wykresie Gantta zostały nazwane krytycznymi, a powiązany w czasie ciąg wszystkich zadań krytycznych – ścieżką krytyczną.

Rys. 1. Plan robót przedstawiony jako diagram Gantt’a

Gdzie w tym wszystkim jest instalator? Tak się składa, że dokładnie na tej ścieżce. A żeby było ciekawiej, przez większość inwestycji jest tym zadaniem, które stale czeka na pozostałe.

Spójrzmy na typową technologię i kolejność robót. Kiedy mamy już SSO, to najpierw czekamy na montaż okien, bo nie wejdziemy z materiałami i instalacjami do otwartego budynku. Aby wejść z instalacją wod-kan, czekamy na elektryka. Aby ruszyć z instalacją grzewczą, np. układaniem podłogówki – dalej czekamy – najpierw na zakończenie instalacji sanitarnych, a potem czekamy na tynkarzy. To jeszcze nie wszystko, bo jeśli ekipa budowlana układa izolacje poziome, to dalej czekamy na styropian, by móc rozpocząć na nim układanie naszej podłogówki. Wchodzimy więc z podłogówką, robimy próbę szczelności, kończymy ją i…. dalej czekamy. Tym razem na wylewki.

Czy po zakończeniu wylewek możemy ruszać dalej z pracami instalacyjnymi? Niestety nie. Czekamy dalej, aż ekipa od wykończeń położy płytki w kotłowni, aby wstawić tam pompę ciepła, kocioł, zasobnik. Wstawiamy więc pompę ciepła, kocioł, montujemy i…, czekamy dalej na elektryka, który poda stałe zasilanie na rozdzielnicę, bo przecież nie będziemy uruchamiać kotłowni za kilkadziesiąt tysięcy złotych na przedłużaczu. Możemy też czekać na gazownię, która poda gaz, aby można było zrobić rozruch kotła. Czekamy też na wodę z wodociągów, aby wypłukać instalację, albo na uruchomienie hydroforu i pompy w studni.

Kiedy nasza kotłownia już działa, grzeje, buczy, to jeszcze nie koniec. Nie, nie, nie. Czekamy dalej na wygrzewanie posadzki, płytki, panele i co tam jeszcze, na malowanie ścian i sufitów. Na wszystko inne, by na koniec, przykręcić ostatni termostat na ścianie i ostatni anemostat w suficie, by wreszcie dmuchnąć centralą wentylacyjną, bo przy tych wszystkich tynkach, gładziach, gipsach, pyłach, trudno by pracowała.

Nawet kiedy zakończymy już wszystkie prace, to czekamy jeszcze na klienta, by na spokojnie wytłumaczyć mu jak to wszystko działa – i oczywiście na uregulowanie faktury.

Ktoś powie, że to oczywista oczywistość, i taka jest specyfika budowy. Nie da się kłaść podłogówki po wylewkach, ani kłaść płytek pod stojącym kotłem i zasobnikiem. Oczywiście tak jest. Tylko, że na typowej budowie realizowanej przez prywatnego inwestora, który zamawia poszczególne ekipy wykonawcze, wszystkie one są na budowie zazwyczaj jeden raz. Ci co montują okna, zamontowali co mieli zamontować i pojechali na następną budowę. Tynkarz wytynkował co miał wytynkować i jedzie dalej. Płytkarz położył płytki gdzie miał położyć i na budowę już nie wraca. A instalator jest od pierwszej rurki do ostatniego termostatu na ścianie – i cały czas cierpliwie czeka.

Wyobraźmy sobie, że każda z tych ekip, na które czeka instalator, a mówiąc profesjonalnie, każde z tych zadań będących na ścieżce krytycznej, przesuwa się o jeden czy dwa dni. Albo np. jedno z zadań się wysypuje i zabiera z kalendarza tydzień czy dwa. Zdarzają się bowiem sytuacje jak brak zasilania do rozruchu ogrzewania, co powoduje, że nie możemy wygrzać posadzki i tym samym, płytkarz nie może rozpocząć swojej pracy, lub nie ma wody na budowie by przepłukać i uruchomić instalację. W przypadku indywidualnych inwestycji (ale nie tylko) bywają także opóźnienia ze strony inwestora jak np. nie zakupienie jeszcze hydroforu lub nie ustalenie warunków przyłącza z zakładem wodociągów. Cały, zgrabnie ułożony wykres Gantt’a rozsypuje się jak domek z kart.

Trzeba na bieżąco analizować sytuacje, pchać roboty do przodu i… dokonywać pewnych wyborów. Firma, która ma kilka ekip montażowych jest w dużo lepszej sytuacji. Ale co ma zrobić instalator, który pracuje sam lub w małym dwu-, trzyosobowym zespole?, i do tego mamy listopad, szczyt sezonu, za oknem pierwsze przymrozki, a przed instalatorem lub firmą jest wykonanie jeszcze kolejnych 5-10 instalacji:

• Przesunąć tego spóźnionego klienta na styczeń?
• Czy też wykonać 5-10 telefonów i każdego z klientów przesunąć o tydzień?
• Spróbować wejść na inną robotę wcześniej – zapchać dziurę w kalendarzu?

Wracając do początku tego tekstu i pytania, czy przeciętna firma instalacyjna jest w stanie, w miarę dokładnie zaplanować swoje roboty na najbliższe miesiące, muszę odpowiedzieć, że niestety nie, ale... nie oznacza to wcale, że nie powinna ich planować. Wręcz przeciwnie. Stałe planowanie i zarządzanie czasem oraz zasobami, powinno być podstawą funkcjonowania każdej firmy instalacyjnej.

W naszej codziennej działalności stale kroczymy taką krytyczną ścieżką i nie mamy żadnego wpływu na zdarzenia jakie się na niej pojawiają. Musimy więc widzieć cel i mieć mapę naszych działań, a więc dobrze zorganizowany i zaplanowany kalendarz. Dzięki niemu, na wypadek kolizji, przebudowy, korka czy wypadku, będziemy wiedzieli jak takie zdarzenie na naszej własnej ścieżce krytycznej objechać, by bezpiecznie dotrzeć do celu. Dobry plan poprowadzi nas wówczas niczym GPS od jednej instalacji do kolejnej. Nawet jeśli po drodze coś się wysypie czy przesunie, to ciąg zaplanowanych wcześniej robót, pozwoli nam szybko zorientować się w terenie. Co przesunąć, co przyspieszyć, co można przełożyć na później i ile na to mamy dni.

Bez kalendarza robót – leżymy lub jak kto woli – czekamy. Tracimy czas. A czas to pieniądz. A nasz czas – to nasz pieniądz. Organizujmy więc go sprawnie. Możemy to robić tradycyjnie, z notesem w ręku, ale dzisiejsze rozwiązania technologiczne jakie dają nam smartfony i chmury internetowe są wygodniejsze i wydajniejsze. Począwszy od najprostszego kalendarza z przypomnieniami, a na zaawansowanych narzędziach do pracy grupowej kończąc. Szereg takich rozwiązań jest na rynku. Ale o tym może innym razem.

Zachęcam do lektury, a także komentarzy, kolejnych moich tekstów na łamach miesięcznika Chłodnictwo&Klimatyzacja poświeconych działalności firmy instalacyjnej. Wiele podobnych wątków, a także dotyczących ogólnie branży HVAC znajdą Państwo na moim blogu www.blog.karbon.com.pl 

mgr inż. Adrian TELIŻYN

Karbon sp. z o.o.
ul. Kościuszki 14/6,
44-200 Rybnik
tel. +48 32 42 385 21 do 22
e-mail: Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.
www.karbon.com.pl