Menadżer Serwisu to oprogramowanie do zarządzania. Napisane przez szefa firmy serwisowej i używane z powodzeniem przez blisko 200 firm w całym kraju. Na wskroś funkcjonalne, proste w obsłudze i – co dla wielu z nas istotne – niedrogie.

Codzienność serwisu to zlecenia od klientów, szukanie części na magazynie i zarządzanie pracą techników. Tak naprawdę jednak, całość opiera się na przetwarzaniu olbrzymiej ilości informacji. I jak do wszystkich innych czynności serwisowych, tak i tu przede wszystkim trzeba dobrać odpowiednie narzędzie. Narzędzie łatwe w użyciu, ułatwiające pracę i bezpieczne. Na początek dla wielu takim narzędziem jest plik w excelu albo po prostu zeszyt. Tak też było w przypadku Marcina Nieznańskiego, właściciela Nordico Polska, serwisu klimatyzacji z Tarnowa: – Przed zakupem Menadżera Serwisu nie korzystaliśmy z żadnego innego oprogramowania. Klientów notowaliśmy w zeszycie – wspomina przedsiębiorca – Na szczęście tego zeszytu nie trzeba już wertować, a w danych w końcu jest porządek. Wystarczą dwa kliknięcia, żeby znaleźć klienta po nazwie, czy choćby numerze faktury. W jednym miejscu od razu mam informacje kiedy kupił urządzenie, gdzie jest zainstalowane, czy i kiedy wykonywał przegląd, a także dodatkowe uwagi dotyczące montażu. To duże ułatwienie i ogromna oszczędność czasu.

Cel i zasada działania oprogramowania są proste: zebranie w jednym miejscu wszelkich procesów, które dzieją się w serwisie tak, by nie zginęła w nim żadna śrubka, a już na pewno nie zamówienie od klienta. Rejestr klientów, urządzeń i usług serwisowych pozwala na utworzenie pełnej historii każdego klienta i każdego posiadanego przezeń urządzenia. Tę funkcjonalność bardzo ceni sobie Natalia Jakubik z Copy-Q, serwisu urządzeń biurowych z Warszawy: – Szczególnie zależało nam na przejrzystej historii prac serwisowych i Menadżer Serwisu bardzo pomógł nam ją stworzyć.

Z kolei Marcin Nieznański przyznaje, że wdrożenie oprogramowania pomogło mu rozwiązać m.in. często ponawiający się problem: – Niektórzy klienci nie wykonywali okresowych przeglądów klimatyzatorów. W przypadku awarii, brak przeglądu oznacza utratę gwarancji. Oni jednak wmawiali, że przegląd był, tylko u nas gdzieś zaginęła karta – wspomina. – Teraz sprawa jest prosta – wszystkie dane są w komputerze, nie muszę wertować zeszytu, a dodatkowo zarówno firma jak i klient ma swoją kopię zlecenia serwisowego. I to wydruk zlecenia jest dowodem na dokonanie przeglądu, a nie słowo klienta, czy moje notatki.

Panu Marcinowi Nieznańskiemu program zarekomendował znajomy właściciel serwisu kopiarkowego: – Zasada działania oprogramowania dla serwisów różnych branż wydawała mi się taka sama: i tu i tu są klienci, technicy, urządzenia – wspomina. – Zajrzałem na poleconą stronę internetową, znalazłem wersjęmulti, przetestowałem i postanowiłem wdrożyć. Na moją prośbę jedna funkcja została dostosowana do moich potrzeb i jestem teraz bardzo zadowolony.

Program pozwala na stworzenie kompletnej historii pracy każdego urządzenia u danego klienta, ułatwiając planowanie przyszłych usług, co ma znaczenie szczególnie w pracy tych serwisów, których branżę cechuje sezonowość. Dzięki temu szef zyskuje większą kontrolę nad ilością pracy i strukturą przychodów w konkretnych miesiącach. Jest to też narzędzie do planowania bieżącej pracy techników: – Przychodzę rano do firmy, siadam do komputera, drukuję zlecenia i każdy technik znajduje swój rozkład dnia na drukarce. Wszystko jest jasne – podsumowuje M. Nieznański. O zbliżającym sie terminie wykonania konserwacji można też poinformować klienta, wysyłając mu powiadomienie na e-mail z poziomu programu.

Jednak Menadżer Serwisu to nie tylko baza klientów, urządzeń i zleceń. Moduł magazynowy umożliwia prowadzenie do dziesięciu magazynów, a połączenie z funkcją fakturowania czyni z niego wszechstronne narzędzie do zarządzania firmą.

Jak wygląda przykładowy proces? Klient zgłasza problem. W bazie znajdujemy jego i posiadane przez niego urządzenia, oceniamy jakie części najprawdopodobniej będą się kwalifi kowały już do wymiany. Sprawdzamy dostępność części w magazynie i pobieramy. W module magazynowym można wystawić dokumenty PZ, WZ, RW. W razie potrzeby generujemy kosztorys dla klienta. Wystawiamy zlecenie, które od razu można też przydzielić konkretnemu technikowi. Po wykonanej usłudze zlecenie się zamyka i wystawia na jego podstawie fakturę lub paragon. Stan magazynowy się zmienia, co ułatwia generowanie zamówień. Wprowadzanie dostaw na magazyn może odbywać się ręcznie albo poprzez czytnik kodów kreskowych. 

Taki schemat z niewielkimi odchyleniami powtarza się w zasadzie w każdym serwisie – od jednoosobowych po największe. Magdalena Lelek jest prezesem Serwis Bank sp. z o.o. – największego w kraju serwisu obsługującego banki. Ona również korzysta z Menadżera Serwisu: – Używaliśmy przez sześć lat oprogramowania stworzonego specjalnie dla nas, ale nie było możliwości rozwijania go, a my potrzebowaliśmy rozwiązania, które umożliwiłoby równoczesną pracę kilku osób w sieci lokalnej lub przez internet – opowiada. – Przyglądałam się różnym programom, ale były o niebo bardziej skomplikowane. Ten jest przede wszystkim niezwykle prosty w obsłudze, a dodatkowo istniała możliwość dostosowania go pod nasze potrzeby.

Urządzenia każdego klienta tej firmy liczy się w tysiące sztuk, dlatego szefowa bardzo ceni sobie kompletną i prostą bazę danych urządzeń: – Ta funkcja bardzo ułatwia życie. Wprowadzanie danych w naszym przypadku zajmuje sporo czasu, ale robimy to systematycznie. A kiedy już urządzenia danego klienta są w bazie, to jest bajka. Błyskawicznie można każde urządzenie znaleźć, sprawdzić historię zleceń, napraw itp.

Program pokazuje również należności przeterminowane, a nawet umożliwia wystawienie not odsetkowych i wezwań do zapłaty. Podgląd zleceń otwartych ułatwia śledzenie pracy techników i daje sygnał do ewentualnej interwencji w sytuacji problemowej. Aplikacja zasygnalizuje też, jeśli wystawiana faktura przekracza dostępny limit w umowach z limitem wydatków, co na ogół ma miejsce w przypadku przetargów.

Kolejną grupą funkcji jest kontrola kosztów, bo faktury kosztowe również ewidencjonowane są w bazie, co pozwala na bieżący wgląd w dane o kondycji finansowej firmy. Ewidencja własnego parku samochodowego ułatwia planowanie napraw i określenie kondycji floty. Narzędzie przypomni też o zbliżającym się terminie wygaśnięcia polisy OC, czy dokonania okresowego przeglądu pojazdów.

A co najważniejsze, mimo bogactwa funkcji, częstych aktualizacji i ciągłego rozwoju produktu, pozostaje on ciągle narzędziem o prostej, intuicyjnej wręcz obsłudze, co podkreślają wszyscy użytkownicy. Ta funkcjonalność i prostota nie jest kwestią przypadku. Program został napisany przez właściciela serwisu kopiarkowego na potrzeby własnej firmy, przez lata rozwijany, teraz we współpracy z dziesiątkami innych użytkowników z różnych branż. Cena mimo to nie pozostaje wygórowana, bo najtańszą licencję można nabyć już za 390 zł netto. Choć oczywiście warto zainwestować w wariant z dożywotnią aktualizacją, bo stale przybywa użytecznych funkcji pisanych dla kolejnych użytkowników.